「FAX営業をしたいけど、やり方が分からない」
「FAXDM送信代行サービスを調べてみたけど、選び方が分からない」
など、FAXでの営業について悩まれてはいませんか？
FAXでダイレクトメール（DM）を送る広告手法であるFAXDMは、低コストで実施できる効果の高い営業手法として、デジタル化が進んだ現在でも人気の営業手法です。しかし、自社でFAXDMの一斉送信をしようとしても、社内リソースやノウハウがなく、うまく営業を開始できないこともあります。
本記事では、手作業における一斉送信の方法やリスクからFAXDM代行サービスの選び方まで徹底解説いたします。
FAXDMでの営業を検討している企業の担当者様、FAXDM送信代行サービスについて詳しく知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
手作業によるFAX一斉送信【5つのリスク】
FAXDMは、もちろん自社で行うこともできますが、手作業で1件ずつFAXを送信する場合、以下のリスクやデメリットが考えられます。
・入力ミスがある
・送信時間がかかる
・人的リソースが必要になる
・FAX機が占有される
・送信できていないこともある
それでは、順に解説していきます。
電話番号の入力ミスがある
手作業におけるリスクとしてまず考えられることは、電話番号の入力ミスです。1件であれば、注意深く入力すればミスはないかもしれませんが、FAX営業となると、何十件、何百件と番号を入力することになります。
入力ミスがあれば当然FAXは送信されず、リソースが無駄になるだけでなく、誤った番号に送信されてしまった場合は、クレームなどに発展する可能性もあります。
送信時間がかかる
FAXは、A4用紙1枚を送信完了するまでに約1分必要です。さらに、送信中は他の宛先へFAXを送ることはできません。
送信時間に加え、番号の入力時間や送信できたことを確認する時間、送信できていない場合に再送する時間など、非常に多くの時間が必要となります。
一日で何百件もFAXを必要とする場合、単純にそれだけ倍の時間が必要となり、一つの広告を見込み顧客に伝えるだけで、数日かかってしまうこともあります。
人的リソースが必要になる
手作業でFAXを送信する場合は、1件ずつ電話番号を入力しないといけません。それも、間違いを防ぐために注意しながら慎重に入力するため、想像以上に時間を要します。さらに、FAXを送信している間に他の仕事ができないため、FAXDMだけにリソースを費やすことになってしまいます。
番号の入力ミスを防ぐためにダブルチェックなどを行う場合などは、確認者のリソースも必要となり、優先すべき業務にリソースが割けない可能性もあります。
FAX機が占有される
FAX機は、FAXを送信している間に他の宛先へFAXが送れないだけでなく、受信もできません。そのため、重要な書類が送られてきても確認できず、企業活動に遅延を発生させてしまうリスクもあります。
送信できていないこともある
FAXは、相手が通話中のタイミングでは送れない場合もあります。そのため、送信できたかどうかの確認を行うことが大事ですが、一日に何百件もFAXを送信していると、相手が受信したかどうかの確認は現実的ではありません。
電話番号の入力ミスに気づかずに送信できていない場合などもあり、自社でFAXDMを送る場合は全件確実に送信できていない可能性も十分にありえます。
FAXを一斉送信する5つの方法
ここまでは手作業によるFAXDM一斉送信のリスクについて解説してきました。では、手作業以外でFAXDMを一斉送信する方法には何があるのか気になりますよね。
その方法は、主に以下の5つとなります。
・FAXDM送信代行サービスを利用する
・FAX機に事前登録しておく
・インターネットFAXを利用する
・PCから電話回線を利用する
・FAX一斉送信ツールを利用する
それでは、順に解説します。
FAXDM送信代行サービスを利用する
初めてFAX営業を行う場合など、予想外の時間やコストがかかる中、FAXDM送信代行サービスの利用は迅速で、コスト削減にも大きく期待ができる手法です。
FAXDMの原稿作成から一斉送信まですべて代行してもらえるサービスもあるため、社内リソースが確保できるだけでなく、自社で準備が必要であった専用ソフトやFAX機などの設備導入のコストも削減できます。
自社のニーズに応じたFAXDM送信代行を活用することで、業務効率の向上につなげられるでしょう。
また、原稿はたった一文で反応率が大きく変わるケースもあるため、専門家に依頼し、どのような形に原稿を仕上げるべきかアドバイスをもらうと良いです。
FAX機に事前登録しておく
FAX機に標準的に搭載されている機能を活用する方法です。従来の機能ですが、事前に宛先を登録しておき一斉に送信することで、1件ずつ送信するよりも効率的になります。
機種にもよりますが、最大500件ほどの登録が可能な場合も多く、事前に複数人で十分に確認しておくことで入力ミスをなくし、送信できないというトラブルを避けることでより効果は高まるでしょう。
インターネットFAXを利用する
通常、FAXは電話回線を利用していますが、クラウドFAXとも呼ばれるインターネット回線を利用したFAXを利用する方法により、一斉送信の効率が上がります。
1件あたりの送信に必要な時間が大幅に短縮されるほか、送信中の受信が可能になるメリットもあります。
さらに、PDFデータをFAXとして送信できるため、紙に印刷する必要がなく、コストと時間を共に削減できるでしょう。
PCから電話回線を利用する
PCや社内LANにFAX用のモデムを接続することで、PCからFAXを送信する方法です。windowsやmacOSでは標準ソフトもあります。
この方法では、PCからPDFデータをそのままFAXとして送信することができ、FAX機も不要です。しかし、回線はインターネットではなく電話回線を利用するため、送信中に他のFAXが受信できないことなどは従来のFAX送信と同様であるため注意も必要です。
FAX一斉送信ツールを利用する
外部企業が販売している一斉送信ツールを利用する方法です。FAX送信業務を委託する形となるため、外部企業の電話回線からFAXを送信することになり、自社の電話回線を圧迫することがありません。
送信する企業リスト管理や送信結果の確認などの機能がオプションとして活用できるサービスも多く、自社で営業管理を行いたい場合には手間が少なくスピーディな手法として、すぐにFAX営業を開始したい場合に利用することができるでしょう。
FAXDM送信代行の選び方【6選】
ここでは、FAXDM送信代行サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。
・料金体系とコスト
・利便性・機能性の高さ
・リスト所有数と質
・オプションサービス
・実績と信頼性
・サポート体制
順に説明いたします。
料金体系とコスト
FAXDM送信代行サービスでは、さまざまな料金体系があります。
例えば、月額の基本料金が必要となるプランや、送信件数に応じて料金も変動するプランです。基本料金を月額で支払うプランは、FAXDMを多く送信する場合に割安になることが多いですが、あまり送信しない場合には不向きなプランです。
実際に送信する予定の件数を検討し、最も安価でパフォーマンスの良いプランを提供しているサービスを活用しましょう。また、複雑な料金プランを提示される場合もあるため、隠れた費用が発生しないように明確な料金体系が提示されたサービスを選ぶと安心です。
利便性・機能性の高さ
サービスごとに提供している機能は異なるため、選定の際には重要なポイントになります。
例えば、送信可能最大件数であれば、最大数万件まで送信できるサービスから最大でも数百件程度のものまであります。対応しているファイル形式についてもExcelなのかCSVなのかなど、自社で利用しているツールとの相関性も確認する必要があります。
他にも、送信スケジュール設定や送信状況の確認機能など、自社のニーズに合致する機能が充実しているのか、確認するようにしましょう。
リスト所有数と質
FAXの送信先を検討する際に必要なものが企業リストです。自社で企業リストを保有している場合は問題ありませんが、一から作成しようとすると非常に手間がかかるため、企業リストを所有しているFAXDM送信代行サービスを活用することが推奨されます。
しかし、購入したリストに含まれる企業数やリスト自体が最新のものでなければ、送信後に不達となるなど大きな差が生まれます。例えば、当社は毎週更新していますが、中には1ヶ月更新など更新頻度が大きく異なるサービスも少なくありません。
さらに、リストから地域別、ジャンル別など条件に応じて選別することができればさらに良いです。
オプションサービス
FAXDM送信代行サービスの中には、さまざまなオプションを活用できるサービスもあります。
例えば、自社で作成した原稿の添削や、そもそも原稿やデザイン作成まですべて代行可能なオプションなど様々です。プロのアドバイスや製作物を利用できるため、自社で広告を作成したことがない場合やノウハウを身に着けたい場合に効率的に活用すると良いでしょう。
オプションをフル活用することで、FAX営業をすべて丸投げすることも可能です。
実績と信頼性
依頼を検討しているFAXDM送信代行サービスの実績も重要です。長年にわたり豊富な実績があれば、FAX営業に関する技術的なノウハウを持っていると考えられ、信頼して依頼することができるでしょう。
ただし、受託件数が多いというだけでなく、運営会社の体制や顧客満足度、レビューの情報も調査し、利用者としてリスクがないかどうか確認すると良いでしょう。
サポート体制
どのような業務にもトラブルのリスクは必ずあります。万が一のトラブルに備えて、サポート体制が充実しているか、依頼前に確認しておきましょう。こちらから問い合わせすることができるか、問い合わせた場合に迅速な対応をしてくれるかなど、トラブルが起きていない段階で確認することが重要です。
さらに、トラブル対応だけでなく、納期の変更や原稿変更など、利用者の要望に柔軟に対応できるサポート体制があるかどうかも重要なポイントです。
FAXDM送信代行なら「名簿エンジン」
本記事では、手作業によるFAX一斉送信のリスクを説明し、手作業以外のFAX一斉送信の方法も紹介しました。これからFAX営業を開始したいと考えられている方、社内にリソースがなく困っている方には、FAXDM代行サービスの利用がおすすめです。
FAXDM代行サービスを展開する「名簿エンジン」は、以下の特徴から多くの企業様に利用いただいております。
・業界最大級の所有リスト数(720万件以上)
・充実の料金体系
・高品質なオプションサービス(FAXDM原稿・デザイン作成、コンサルティングなど)
・豊富な実績
・すべて丸投げできる信頼性(原稿作成からFAXDM一斉送信まで)
720万件以上の企業リストを保有し、プロのデザイナーや専属のコピーライターを抱えており、さまざまな料金プランも準備しております。
丸投げいただくお客様から、原稿の添削希望のお客様まで、多くの方にご利用いただいております。
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